home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / vicardoc.zip / VICSLSMN.LST < prev    next >
File List  |  1992-02-29  |  4KB  |  94 lines
  1. @MT6
  2. @HM3
  3. @PN53
  4. @HE                  VICAR - System Maintenance
  5. 17.5    SALESMEN FILE MAINTENANCE -
  6.  
  7.    GENERAL DESCRIPTION -
  8.  
  9.    This module is used primarily to maintain the "salemen" data,
  10.    print reports, and Clear the Totals.  The ONLY information
  11.    derived from the A/R system by itself is the Month-To-Date and
  12.    Year-To-Date sales totals for each sales person.  This is if a
  13.    default salesmen number is specified for each customer in the
  14.    Customer Master File or a Salesmen number is indicated when
  15.    each transaction (Invoice) is entered in the Invoice Entry
  16.    Module.  The "Sales" amount credited to a sales persons record
  17.    is the sales part of the Invoice, e.g. ONLY the amounts
  18.    entered for the Sales and/or Misc. Sales Amount Fields of a
  19.    transaction.
  20.  
  21. 17.5.1  Add Salesmen Records -
  22.  
  23.    This section is used for Adding NEW sale persons to the
  24.    Salesmen file.  ALL Salesmen on file must have a unique
  25.    Number.  The Entry screen contains the following fields as
  26.    described below:
  27.  
  28.         Salesmen Number - This number must be unique and greater
  29.         than Zero.  Any Number from 1 to 999 is valid here.
  30.  
  31.    NOTE - Pressing <F4> in this field will display a Selection
  32.    Window of the Salesmen on file.  A Selection Cannot be made
  33.    from this menu, it is just for reference purposes.
  34.    *** Only available in the Registered Version.
  35.  
  36.         Salesmen Name - The name of the salesperson.  Used
  37.         primarily for reporting purposes, and display in the
  38.         Selection Window in the Registered Version.
  39.  
  40.         Amount Per Commission (Comm. 1 to Comm. 5) - This is the
  41.         dollar Amount of each commission earned.  These fields
  42.         are not used by the A/R system itself.  They are here for
  43.         use by the Future P.O.S. system
  44. @PA
  45. 17.5.2  Search Salesmen Records -
  46.  
  47.    After entering the number of the sales person needed, the
  48.    Data Entry Screen will be displayed.  The fields contained
  49.    in this screen are the same as the Add Screen with the
  50.    following additional fields:
  51.  
  52.         Commissions This Month (Comm.1 to Comm.5) - The number of
  53.         commissions for each commission catagory earned this
  54.         month.  *** Used by P.O.S. System ONLY.
  55.  
  56.         Commissions This Year (Comm.1 to Comm.5) - Same as Above
  57.         for the Year.  *** Used by P.O.S. System ONLY.
  58.  
  59.         Commissions Earned This Month (Comm.1 to Comm.5) - The
  60.         actual dollar amount to be paid for each commission
  61.         catagory according to the respective Amount per
  62.         commission fields.  *** Used by P.O.S. System ONLY.
  63.  
  64.         Month-To-Date Sales - The Sales attributed to this sales
  65.         persons efforts for the month.  Maintained by A/R System.
  66.  
  67.         Year-To-Date Sales - Same as above but for the Year.
  68.  
  69. 17.5.3  Commission Report - Print - This Report will indicate the
  70.    Commission amounts to be paid to each sales person at the end
  71.    of the month (whenever it is run) as long as the totals have
  72.    NOT been cleared.  Although it is advisable to perform the
  73.    Month End report and clear at the same time as the other Month
  74.    end reports and clearing.
  75.  
  76.    This report will NOT contain any information without a feed
  77.    from the Future P.O.S. system.
  78.  
  79. 17.5.4  Overall Sales Report - Print - This is the only report
  80.    that is of use without the P.O.S. system feed.  Indicated on
  81.    this report are the Commissions Paid to Date for each of the 5
  82.    commission "Catagories" (which will be Zero, unless you load
  83.    this information manually), and the Sales Volumes (in dollars
  84.    & Cents) for this Month and Year ToDate for each sales person.
  85.  
  86. 17.5.5  MTD Clear Totals - This process should be performed as
  87.    part of the Regular End of month process.  Make sure ALL
  88.    needed Sales person reports are generated before proceeding to
  89.    clear totals.  Once selected, the user will be prompted if the
  90.    clear should be performed.
  91.  
  92. 17.5.6  YTD Clear Totals -  Same as above but will also clear the
  93.    Year To Date totals.
  94.